ECTES 2017 starts in:

Constitution

COORDINATION DES STATUTS

 

EUROPEAN SOCIETY FOR TRAUMA AND EMERGENCY SURGERY

en abrégé: ESTES
ASSOCIATION SANS BUT LUCRATIF Avenue de la Couronne
20 1050 Bruxelles
0893.725.732

Historiek

Constitution:
Acte reçu par notaire Cor Stoel à Merksplas, le 09 novembre 2007, publié aux annexes du Moniteur belge le 05 décembre 2007, numéro 0175207.

Les statuts sont modifiés par décision de l’assemblée générale extraordinaire de 25 octobre 2008, publié aux annexes du Moniteur belge le 02 juillet 2009, numéro 0094102.
Les statuts sont modifiés la dernière fois par décision de l’assemblée générale extraordinaire de 11 mai 2015.

Coordination – 11/05/2015

 

Article 1

Conformément à la loi Belge du vingt-sept juin mille neuf cent vingt-et-un, sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, une association sans but lucratif, ayant pout titre : “EUROPEAN SOCIETY FOR TRAUMA AND EMERGENCY SURGERY”, en abrégé “ESTES” a été fondée.

Article 2

Buts et Missions

Les missions de l’ESTES sont de promouvoir la chirurgie du trauma et d’urgence sous tous ses aspects et de diffuser en Europe les connaissances et les standards de qualité inhérents à cette discipline. L’ESTES entend atteindre ces objectifs par:

  • La promotion de la formation initiale et continue en chirurgie du trauma et d’urgence, en soins pré-hospitaliers, en soins intensifs, en rééducation et dans tout domaine connexe.
  • L’établissement de contacts afin de promouvoir les objectifs de l’ESTES et d’influer sur la politique dans les domaines susmentionnés.
  • La définition de protocoles diagnostiques et thérapeutiques fondés sur les bonnes pratiques médicales pour la prise en charge des urgences traumatiques et chirurgicales.
  • L’organisation régulière de réunions scientifiques et de cours pratiques.
  • L’établissement de contacts et de collaborations avec d’autres organisations nationales et internationales dont les objectifs sont en relation avec la traumatologie et la chirurgie d’urgence.
  • La promotion de la recherche clinique et fondamentale en traumatologie et chirurgie d’urgence.
  • La promotion et la coordination de la recherche scientifique en utilisant les droits d’entrée, les cotisations, les revenus des manifestations, des dons, les collectes, les legs et toute ressource autorisée par la loi.
  • La création de Sections et Comités spécifiques pour des sujets importants.

L’organe de diffusion officiel de l’ESTES est 1′ “European Journal of Trauma and Emergency Surgery”.

Article 3

Siège social
Le siège social est situé:
Avenue de la Couronne 20
1050 Bruxelles – Belgique
Arrondissement judiciaire: Bruxelles

Il pourra être transféré par décision de l’Assemblée Générale, en tenant compte des dispositions prescrites par la loi et de celles écrites dans ces statuts.

Article 4

Composition de l’Association
Des individus, des associations et des entités nationales ou internationales peuvent être membres de 1’ESTES. Le nombre de membres de l’ESTES ne peut pas être inférieur à trois.

Article 5

Membres
L’ESTES se compose de “membres individuels” et de “membres institutionnels”. Les membres doivent être concernés par la chirurgie du trauma, la chirurgie d’urgence, les soins pré-hospitaliers, la réhabilitation, les soins intensifs ou d’autres thèmes en relation avec ces thématiques. Des associations ainsi que des entités nationales ou internationales concernées par la traumatologie et/ou la chirurgie d’urgence peuvent être membres institutionnels.

Article 6

Admission
Les candidatures pour devenir membre de l’ESTES sont adressées au secrétariat administratif. Le formulaire de candidature peut être soumis en ligne.
Membres individuels:

Pour les candidatures individuelles, les informations suivantes devront être fournies : poste occupé, adresse et numéro de téléphone, adresse E-mail, et CV court.
Membres institutionnels:
Pour les candidatures institutionnelles, les associations ou entités candidates à une affiliation doivent adresser leurs statuts et le fichier de leurs membres (si applicable).
Décision finale de l’Assemblée Générale:
L’assemblée générale décide des admissions des membres individuels et institutionnels.

Article 7

Droits et devoirs des membres
Chaque membre doit fournir à 1’ESTES par écrit son adresse et informer de tout changement d’adresse. Pour les membres institutionnels, cette obligation est remplie par le Secrétaire (Général) de l’association ou entité membre. Les conséquences d’un défaut d’information de l’ESTES sur l’adresse ou son changement seront assumées exclusivement par le membre (association/entité).
La cotisation doit être payée au moment de l’admission, et le premier janvier de chaque année. Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’Assemblée Générale.
Le non-payement deux années consécutives malgré deux rappels entraîne la radiation l’année suivant la deuxième année de non-paiement. Le conseil d’administration peut décider d’une exonération partielle ou totale de cotisation dans certains cas.
L’année sociale de l’ESTES va du premier janvier au trente-et-un décembre de chaque année.
Tous les membres présents ont le droit de vote à l’Assemblée Générale.
Seuls les membres individuels sont éligibles au conseil d’administration.
Les membres institutionnels ont le devoir de promouvoir les activités de l’ESTES et de contribuer à ses objectifs. Ils ont le droit de désigner un délégué au Conseil Consultatif et ont le droit d’ajouter “membre de l’ESTES” à leur nom.

Article 8

Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :

  • le décès du membre (personne physique);
  • la dissolution du membre institutionnel (association/entité);
  • la démission du membre (personne physique/association/entité);
  • le non-paiement de la cotisation deux années consécutives malgré deux rappel;
  • la notification de non renouvellement par l’ESTES. Celle-ci peut intervenir si le membre (personne physique/association/entité) a cessé de remplir l’ensemble des conditions définies dans les statuts de l’association pour être membre, s’il ne rempli pas ses engagements vis-à-vis de l’ESTES ou si l’ESTES a des motifs valables évidents de ne pas renouveler l’adhésion;
  • la radiation. Celle-ci ne peut être prononcée que si le membre (personne physique/association/entité) agit en opposition avec les statuts, les règlements ou les décisions de 1’ESTES, ou met clairement par son action l’ESTES en difficulté.

La démission ou la radiation d’un membre (personne physique/association/entité) sont notifiées par écrit à la fin d’une année sociale et prennent effet dans un délai de quatre semaines après la notification. Toutefois, il peut être mis fin à la qualité de membre sans délais dans les cas où il serait inacceptable pour le membre ou pour l’ESTES que la qualité de membre soit conservée.
En cas de radiation pour motif grave, la qualité de membre est perdue dès que la notification a été signifiée.
La radiation est prononcée par l′Assemblée Générale et notifiée par écrit au membre.
Par ailleurs un membre (personne physique/association/entité) peut démissionner dans le mois qui suit une décision de changement de statut juridique de l’ESTES ou un projet de fusion.

Article 9

Assemblée Générale Ordinaire
L’Assemblée Générale détient les pouvoirs suivants :

  • La modification des statuts;
  • L’admission de nouveaux membres individuels ou institutionnels
  • La nomination et la révocation des administrateurs;
  • La nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération;
  • La décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires;
  • L’approbation des budgets et des comptes;
  • La dissolution de l’association;
  • L’exclusion d’un membre;
  • La transformation de l’association en société commerciale;
  • Tous les cas où les statuts ou la loi l’exigent.

Chaque année, et au plus tard six semaines avant la fin de l’année sociale de l’ESTES, une Assemblé Générale doit être convoquée.
Au moins six semaines avant l’Assemblée Générale, tous les membres doivent être informés de la date, de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour.
Lors de l’assemblée générale, au moins les points suivants devront figurer à l’ordre du jour :

  • le rapport moral annuel du président;
  • le rapport financier vérifié par le Comité des Finances;
  • la désignation d’un comité des finances pour l’année sociale suivante (constitué d’au moins deux commissaires aux comptes);la désignation d’un Comité des Finances pour l’année sociale suivante (constitué d’au moins deux commissaires aux comptes);
  • le pourvoi des postes vacants;
  • les propositions du Conseil d’Administration ou des membres inscrites à l’ordre du jour sur la convocation;
  • l’élection du Conseil d’Administration.

D’autres Assemblées Générales pourront être convoquées aussi souvent que le Conseil d’Administration le jugera nécessaire.

Article 10

Assemblée Générale Extraordinaire
Le Conseil d’Administration est tenu, à la demande écrite d’au moins un cinquième des membres inscrits provenant d’au moins cinq pays de convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire dans un délai n’excédant pas de six semaines la date de la demande. Si cette demande n’est pas honorée dans les quarante jours qui suivent son dépôt, les membres peuvent convoquer eux-mêmes une Assemblée Générale Extraordinaire au moyen d’au moins une annonce dans un journal diffusé dans la ville où l’ESTES possède son siège social et dans l′European Journal of Trauma and Emergency Surgery.
Les personnes faisant la demande peuvent charger des personnes non-membres du Conseil d’Administration d’assurer la logistique de la réunion, le secrétariat de la séance et de rédiger le compte rendu.
Excepté ce cas de figure particulier, le Président ou l’Ancien Président doit assurer la modération des débats. En l’absence du Président ou de l’Ancien Président, un autre membre du Conseil d’Administration, désigné par le conseil d’ Administration assurera la modération. En cas d’impossibilité de désigner un modérateur de cette manière, l’Assemblée générale elle même désigne un de ses membres pour assurer la modération.
Conformément à ce qui est fait lors des Assemblées Générales, le secrétaire général ou toute autre personne désignée à cet effet par le Président rédigera un compte rendu qui devra être adopté et signé par le Président et le rédacteur. Les personnes à l’origine de la convocation de l’Assemblée Générale Extraordinaire peuvent exiger la rédaction d’un procès-verbal de séance par un notaire ou un huissier de justice.
Le compte rendu ou le procès-verbal de l’Assemblé Générale Extraordinaire doivent être diffusés auprès des membres par e-mail.

Article 11

Droits de présence et de vote
Tous les membres de l’ESTES, non suspendus, appartiennent à l’Assemblé Générale. Les membres institutionnels sont représentés par leur délégué.
Chaque membre individuel de l’ESTES a une voix.
Le nombre de voix des membres institutionnels dépend du nombre de leurs adhérents, à savoir que le délégué porte une voix pour 100 adhérents de l’association/entité, tout en portant au moins une voix (jusqu’à 100 adhérents = 1 voix, 101 adhérents = 2 voix, 201 adhérents = 3 voix, etc.) et avec un maximum de 10 voix. Les personnes physiques, adhérentes à un membre institutionnel, mais sans être membre individuel de l’ESTES, n’ont pas le droit de vote.
L’assemblée générale n’est pas ouverte aux membres de l’association et aux membres du conseil d’administration suspendus. Les membres suspendus ont le droit d’assister à l’assemblée générale qui doit statuer sur leur suspension.
Sauf d’autres règles légales impératives, les décisions de l’Assemblé Générale sont prises à la majorité simple des voix. Seuls les votes pour et les votes contre des membres présents sont comptabilisés. Les abstentions ne sont pas prises en compte. Le vote par correspondance ou par procuration n’est pas admis.
En cas d’égalité de suffrages entre deux candidats, le partage sera assure par un triage au sort. En cas d’égalité entre deux propositions, la voix du président est prépondérante. Tous les votes se font à main levée, sauf dans les cas où le président estime préférable un vote par écrit, ou si un des membres avec droit de vote souhaite un par écrit. Les votes par écrit se font à bulletins secrets. L’adoption de résolutions par acclamation est possible, sauf si un membre avec droit de vote demande un vote à bulletins secrets.
Toute proposition de changement de statuts ou de dissolution de l’ESTES devra figurer sur une convocation écrite adressée au moins six semaines à l’avance, le jour de la convocation et le jour de l’assemblée générale étant exclus de ce délai.
Les membres de l’Assemblée Générale désignent un Secrétaire Général, un Trésorier et un Vice-Président pour une durée de trois ans et un Futur Président pour une durée d’un an. Le Futur Président devient automatiquement Président l’année suivante pour une durée d’un an.
Des membres se distinguant par une expertise, des mérites ou une reconnaissance particulière peuvent être cooptés au Conseil d’Administration par un vote de l’Assemblée Générale. Ils participent alors au Conseil d’Administration avec voix consultative.

Article 12

Instances dirigeantes
Les instances dirigeantes sont :

A. Conseil d’Administration
Le Président;
L’Ancien Président;
Le Futur Président;
Le Vice-Président
Le Secrétaire Général;
Le Trésorier;
Le Président du Conseil Consultatif;
Rédacteur en chef de l’European Journal of Trauma and Emergency Surgery (ex officio sans voix délibérative).

B. Conseil Consultatif
Les délégués des membres institutionnels;
Les présidents des sections et des comités permanents de l’ESTES.

Article 13

Election des instances dirigeantes et des présidents des sections et des comités permanents
Le Conseil d’Administration est élu par l’Assemblée Générale. Seuls les membres individuels de l’ESTES sont éligibles au Conseil d’Administration. Seuls les chirurgiens en exercice sont éligibles au poste de Futur Président. L’ancien Président, le Président et le Futur Président sont élus pour une période de un an à chacune de ces fonctions. Le mandat prend fin ors du congrès annuel de l’ESTES. Le Vice-Président, le Secrétaire Général, le Trésorier et le Président du Conseil Consultatif sont élus pour une période de 3 ans et leur mandat dans la fonction est renouvelable une seule fois.
Les délégués des membres institutionnels sont désignés par leur société/entité parmi les membres individuels de l’ESTES.
Les Présidents et Vice-Présidents des sections et des comités permanents sont choisis parmi les membres individuels de l’ESTES, à la condition qu’ils soient également membre de la section ou comité concerné.
Le Conseil d’Administration est tenu de proposer des candidats pour les postes de Futur Président, de Vice-Président, de Secrétaire Général et de Trésorier. Le Conseil Consultatif est tenu de proposer un candidat pour le poste de Président du Conseil Consultatif. Les candidatures spontanées doivent être agréées par signature d’un dixième des membres individuels et institutionnels issus de cinq pays différents et doivent être adressées (date de réception) au Secrétaire Général au moins deux semaines avant l’élection.
Tout membre du Conseil d’Administration peut à tout moment être suspendu par l’Assemblée Générale.
Les fonctions de membre du Conseil d’Administration ou du Conseil Consultatif prennent fin:
a. par démission;
b. par cessation de qualité de membre à titre individuel de l’ESTES;
c. pour les délégués d’un membre institutionnel, si ce membre institutionnel cesse d’être membre de l’ESTES.

Article 14

Fonctionnement des Instances Dirigeantes

Prises de décisions:
Au sein du conseil d’administration l’unanimité des votes est recherchée. Si l’unanimité ne peut pas être atteinte, la décision est reportée à la réunion suivante du Conseil d’Administration. Au cours de cette réunion, la décision est prise à la majorité des voix. La voix du Président est prépondérante en cas d’égalité.
Les décisions du Conseil Consultatif sont prises à la majorité des voix des membres avec droit de vote. Seuls les votes pour et les votes contre sont pris en compte. Seul le vote des membres présents est admis (pas de vote par correspondance ni de procuration possible). En cas d’égalité, la voix du Président du Conseil Consultatif est prépondérante.

Conseil d’Administration :
Le Conseil d’Administration est responsable de la réalisation des objectifs de l’ESTES.
1. Le Conseil d’Administration décide de l’approbation des cours et congrès sous l’égide de l’ESTES.
2. Le Conseil d’Administration est autorisé à coopérer au sein de fédérations, confédérations et réseaux avec d’autres associations, instituts, sociétés savantes nationales et internationales avec des objectifs semblables et d’établir des liens avec d’autres journaux couvrant les sujets princeps de l’ESTES. Ces collaborations doivent être subséquemment ratifiées par l’Assemblée Générale.
3. Le Conseil d’Administration est autorisé, sous sa propre responsabilité à confier ses missions à d’autres groupes appointés par le Conseil d’Administration.
4. Le Conseil d’Administration est autorisé à passer des accords en vue de contracter l’acquisition, l’aliénation ou l’hypothèque de biens enregistrés. Ces accords doivent être subséquemment ratifiés par l’Asemblée Générale.
5. Le Conseil d’ Administration doit conserver les archives administratives et les registres, documents et autres supports relatifs aux avoirs de l’ESTES et tout ce qui concerne les activités de l’ESTES selon les standards découlant de ces activités de telle manière que les droits et engagements de l’ESTES puissent être connus à tout moment. L’exercice financier de l’association va du 1er Janvier au 31 décembre.
6. Le Conseil d’Administration doit présenter le rapport financier annuel à l’Assemblée Générale. Lors de l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration doit présenter le bilan financier ainsi que l’état des actifs et des passifs, accompagné des documents comptables, pour aprobation par l’Assemblée Générale. Les membres du Comité des Finances doivent signer ces documents. En cas d’absence de signatures par un ou plusieurs de ces membres, cette absence ainsi que son motif seront raportés.
7. Il incombe au Conseil d’Administration la responsabilité de proposer à l’Assemblée Générale chaque année un candidat au poste de Futur Président, et tous les trois ans des candidats aux postes de Vice-Président, de Secrétaire Général et de Trésorier. L’ordre du jour de l’Assemblée Générale doit comporter les noms des candidats proposés.

Conseil Consultatif:
1. Sauf en ce qui concerne les domaines de compétence réservés au Conseil d’Administration prévus par les statuts de l’ESTES, le Conseil Consultatif conseille le Conseil d’Administration dans tous les domaines touchant à la réalisation des objectifs de l’ESTES.
2. Il incombe au Conseil Consultatif la responsabilité de proposer à l’Assemblée Générale un candidat au poste de Président du Conseil Consultatif. L’ordre du jour de l’Assemblée Générale doit comporter le nom du candidat proposé.
3. Avec l’approbation du Conseil d’Administration, le Conseil Consultatif et les Sections représentées en son sein sont autorisés à initier et superviser des projets nationaux ou internationaux qui concourrent à la réalisation des objectifs de l’ESTES.
4. Le Conseil Consultatif se réunit avec le Conseil d’Administration lors du congrès annuel.

Représentation de l’ESTES :
Les personnes suivantes détiennent le pouvoir de signature pour l’ESTES:
a. le Conseil d’Admnistration;
b. le Président agissant conjointement à l’Ancien Président;
c. le Président agissant conjointement au Secrétaire Général.

Article 15

Comité des Finances
Chaque année, l’Assemblée Générale désigne parmi ses membres un Comité des Finances d’au moins deux membres qui ne peuvent pas être membres ni du Conseil d’ Administration ni du Conseil Consultatif. Ce Comité des Finances examine les justificatifs et rédige un rapport signé qui est présenté à l’Assemblée Générale. Le Conseil d’Administration est tenu de fournir au Comité des Finances toute information sollicitée afin de permettre au comité de prendre connaissance du bilan et doit lui garantir l’accès aux livres de comptes et documents de l’ESTES. A tout moment, le Comité des Finances peut être relevé de ses fonctions par l’Assemblée Générale à condition qu’un nouveau Comité des Finances soit désigné. Le Conseil d’Administration est tenu de conserver les documents financiers pendant dix ans.

Article 16

Secrétaire Général
Le Secrétaire Général gère les affaires courantes de l’ESTES. Le Secrétaire Général est responsable du secrétariat de l’association pour un mandat de trois ans. La fin du mandat coïncide avec un congrès annuel de l’ESTES. Le Secrétaire Général met en oeuvre les décisions du Conseil d’Administration et est responsable de l′administration au jour le jour de l’ESTES. Le Secrétaire Général est responsable des comptes-rendus de toutes les réunions officielles de l’ESTES et de la tenue au site Internet de l’ESTES. Le Secrétaire Général tient à jour le fichier avec les noms et les adresses de tous les membres.

Article 17

Trésorier
Le Trésorier est responsable des finances de l’ESTES pour un mandat de trois ans calculés sur l’année civile, et débutant le premier janvier de l’année qui suit son élection. Le Trésorier présente un rapport financier annuel au Conseil d’Administration et ce rapport est soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. Ce rapport financier sera accompagné des comptes vérifiés portant sur l’exercice précédent. Le Trésorier travaille en étroite collaboration avec le Président et le Secrétaire Général et met en place une procédure de tenue à jour du fichier des membres afin d’assurer la collecte annuelle des cotisations. Les comptes de l’ESTES seront tenus en Euro (€).

Article 18

Président, Ancien Président, Futur Président et Vice-Président
Le Président assure un mandat d’un an et cède ensuite la présidence au Futur Président. Un nouveau Futur Président est alors élu par l’Assemblée Générale. L’Assemblée Générale et le Conseil d’Administration sont présidés par le Président de l’ESTES. Le Président doit convoquer une assemblée générale ordinaire tous les ans et peut être tenu de convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire à la demande écrite d’au moins un cinquième des membres individuels et institutionnels inscrits provenant d’au moins cinq pays ou à la demande du Conseil d’Administration. Le Président assume la responsabilité globale de représentation de l’ESTES. Le mandat du Président commence à la fin de l’Assemblée Générale ordinaire annuelle. L’Ancien Président représente l’ESTES en cas d’empêchement du Président. Le Futur Président représente l’ESTES en cas d’empêchement du Président et de l’Ancien Président.
Le Vice-Président représente le Conseil d’Administration lors des réunions du Conseil Consultatif. Le Vice-Président est responsable des relations de l’ESTES avec les partenaires comerciaux ou industriels. Le Vice-Président examine les candidatures des membres individuels et institutionnels en coopération avec le secrétariat administratif et prépare la liste des candidats pour le vote lors de l’Assemblée Générale.

Article 19

Modification des Statuts
1. Les Statuts de l’ESTES ne peuvent être modifiés que par décision de l’Assemblée Générale qui a été convoquée avec l’annonce expresse qu’une modification des statuts est à l’ordre du jour.
2. Les membres qui convoquent une Assemblée Générale avec proposition de changement des Statuts de l’association doivent placer un exemplaire de cette proposition de modification, dans lequel les modifications sont clairement indiquées, au moins six semaines avant la tenue de l’Assemblée Générale, dans un endroit facilement accessible pour un examen attentif par les membres de l’association, et cet exemplaire doit rester en place jusqu’à la fin de la journée de l’assemblée générale. De plus, un exemplaire du document susmentionné doit être envoyé à chaque membre avec la convocation.
3. Une modification des Statuts de l’ESTES nécessite une majorité des deux tiers des suffrages exprimés lors de l’Assemblée Générale.

Article 20

Dissolution de l’ESTES
L’ESTES peut être dissoute par décision de l’Assemblée Générale, prise à la manière prévue par la loi. Le Conseil d’Administration assure la liquidation des avoirs sauf décision contraire de l’Assemblée Générale. Dans un tel cas, tout avoir résiduel serait dévolu à une organisation ayant les mêmes objectifs que l’association ou des objectifs semblables, ou seraient utilisés pour des œuvres de bienfaisance. Tous les membres actifs en seront informés.

Article 21

Commission d’Arbitrage
Une Commission Interne d’Arbitrage sera créée pour la résolution de tout conflit concernant les affaires internes de l’ESTES.
La Commission d’Arbitrage est composée de trois membres à titre individuel de l’ESTES dont un arbitre est désigné par écrit au Conseil d’Administration, par le requérant. Dans un délai de sept jours le Conseil d’Administration somme l’autre partie de fournir dans un délai de quatorze jours le nom d’un deuxième arbitre. Après notification par le Conseil d’Administration, dans un délai de sept jours les deux arbitres désignés doivent désigner un troisième membre de la Commission Interne d’Arbitrage choisi parmi les membres avec droit de vote au Conseil d’Administration. Les membres de la Commission d’Arbitrage ne doivent appartenir à aucune autorité – à l’exception de l’Assemblée Générale – dont la fonction est à l’origine du conflit. La Commission d’Arbitrage statue après avoir écouté les deux parties en présence de tous ses membres, à la majorité simple. Elle agit en conscience. Ses décisions sont sans appel au sein de l’ESTES.

Article 22

Tribunaux compétents
Les tribunaux compétents en cas de contentieux sont ceux de la juridiction de Bruxelles. Pour tous les actes de l’ESTES, la législation européenne et la législation belge s’appliquent.

Article 23

Règlement Intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d’Administration, le Conseil Consultatif, les Sections et les Comités Permanents. Le règlement intérieur proposé par le Conseil Consultatif, les Sections et les Comités Permanents doit être approuvé par le Conseil d’Administration. Le règlement intérieur établi par le Conseil d’Administration doit être approuvé par l’Assemblée Générale. Ce règlement intérieur est destiné à fixer les divers points mineurs non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Article 24

Ressources
Les ressources de l’ESTES comprennent :

  • Le montant des cotisations;
  • Les subventions de l’Union Européenne, des Etats, des régions, départements et communes;
  • Toute ressource autorisée par la loi.

 

Article 1

According to the Belgian Law issued the twenty-seventh of June of the year nineteen hundred and twenty-one, concerning the non-profit associations, the international non-profit associations and foundations, a non-profit association is created. The name of the association is: “EUROPEAN SOCIETY FOR TRAUMA AND EMERGENCY SURGERY”, shortened “ESTES”.

Article 2

Objectives and Aims

The objectives of ESTES shall be to promote trauma and emergency surgery in general and to disseminate interest, knowledge, and quality in these fields all over Europe. ESTES endeavours to realise these objectives by such activities as the following:

  • Promoting training and continuing medical education in trauma surgery, emergency surgery, pre-hospital care, intensive care, rehabilitation, and areas related to these topics.
  • Establishing public relations to promote the aims of ESTES in general and its political influence in the above mentioned fields.
  • Application of protocols for using the best medical practice in diagnosis and treatment in trauma and emergency surgery.
  • Organizing academic meetings and practical courses on a regular basis.
  • Promoting contact and collaboration with other national and international organisations whose objectives are connected to trauma and emergency surgery.
  • Promoting clinical and basic research in these core subjects.
  • Stimulating and coordinating scientific research by applying fees, membership fees, incomes from events or club ventures, donations, collections, or other bequests.
  • Establishing Sections and Committees for important items.

The official organ of ESTES is the “European Journal of Trauma and Emergency Surgery”.

Article 3

Registered office
The registered office is:
Avenue de la Couronne 20
1050 Brussels – Belgium
Judicial district: Brussels

It shall be transferred by decision of the General Assembly, taking into account the formalities of the law and those prescribed in the present bylaws.

Article 4

Membership
Individuals, national and international entities and societies may be members of ESTES. The number of members of ESTES cannot amount to less than three.

Article 5

Members
ESTES has both “individual members” and “institutional members”. Members are to be involved in the issues of trauma surgery, emergency surgery, pre-hospital care, rehabilitation, intensive care or in areas relating to the above. Societies as well as national and international entities dealing with trauma and/or emergency surgery can be members on an institutional level.

Article 6

Application
Applications for membership of ESTES are submitted to the administrative office. The completed application form can be submitted online.
Individual members:
For individual membership, information is required on the actual position, address, phone number, e-mail and a short CV.
Institutional members:
For institutional membership the society/entity has to include its bylaws and a file of its members (if applicable).
Final decision by the General Assembly:
The General Assembly is to decide on the approval of individual or institutional membership.

Article 7

Duties and rights of members
Each member is obliged to furnish ESTES with his address and each change thereof in writing. For institutional members this obligation is fulfilled by the (General) Secretary of the member society/entity. All consequences of failing to furnish ESTES with his address and changes thereof are for the expense and risk of the member (society/entity).
The membership fee is payable on joining ESTES and subsequently on the first day of January each year. The amount of the annual fee shall be established by the General Assembly.
Failure to pay the fee for two consecutive years despite two reminders results in termination of membership for the year following the second year in which the fee was not paid. The Executive Board is authorised to grant partial or full exemption from the requirement to pay a fee in special cases.
ESTES’ society year runs from the first of January until the thirty-first of December of each year.
All members present have the right to vote at the General Assembly.
Only individual members are eligible to be office holders.
Institutional members have the duty to promote ESTES’ activities and to support ESTES’ aims. They have the right to nominate a delegate to the Advisory Council and have the right to add “member of ESTES” to their name.

Article 8

Termination of membership
Membership shall terminate:

  • on the death of the member (natural person);
  • by notice of termination by the member (society/entity);
  • by failure to pay the fee of two consecutive years despite two reminders;
  • by notice of termination by ESTES. This may occur if the member (society/entity) has ceased to fulfil the requirements for membership as specified in the bylaws of the society, if he fails to meet his obligations in regard to ESTES, or if ESTES cannot be reasonably expected to permit the membership to continue;
  • by exclusion. This can only be pronounced if the member (society/entity) acts in conflict with the bylaws of the society, standing rules or resolutions of ESTES, or puts ESTES at a disadvantage in an unreasonable manner.

Termination of membership by the member (society/entity) or by ESTES can be effected only in writing at the end of a society year and taking into consideration a notice period of four weeks. However, membership can be terminated without notice if it cannot be reasonably expected of ESTES or the member (society/entity) that it/he allows the membership to continue.
A termination in conflict with that stipulated in this causes the membership to terminate at the earliest permissible time subsequent to the date as of which notice had been given.
Exclusion from membership is decided at the General Assembly and announced in a formal letter to the member.
In addition, a member (society/entity) may terminate their membership effective immediately within a month of the member being informed of a resolution to convert ESTES in a different legal entity or of plans for a merger.

Article 9

Ordinary General Assembly
In ESTES the General Assembly holds the following authorisations:

  • The amendment of the bylaws;
  • The approval of individual and institutional members;
  • The appointment and dismissal of the members of the Executive Board;
  • The appointment and the dismissal of the commissioners and the fixation of their remunerations;
  • Granting discharge to the commissioners and the directors;
  • Approving the balance sheet and the status of assets and liabilities;
  • The dissolution of the association;
  • Exclusion of members;
  • The transformation of the association in a society with social eye mark;
  • All other cases required by the law or the bylaws.

Annually, at the latest six weeks before the conclusion of ESTES’ society year, a General Assembly shall be convoked.
At least six weeks before the meeting all members shall be informed of the date, time, location as well as the agenda.
At this General Assembly the following subjects shall be among those addressed:

  • the annual presidential report;
  • the financial report controlled by the Financial Committee;
  • the appointment of the Financial Committee for the subsequent society year (consisting of at least two members);
  • filling possible vacancies;
  • proposals of the Board or the members announced at the convocation to the meeting;
  • elections to the Executive Board.

In addition, General Assemblies shall be held as frequently as the Executive Board shall deem necessary.

Article 10

Extraordinary General Assembly
The Executive Board is obliged, at the written request of at least one fifth of the total number of individual and institutional members, coming from at least five countries to convoke a General Assembly at a time not longer than six weeks after the filing of the request. If this request is not met within forty days after it is made, the members requesting may convoke a meeting themselves, by means of an advertisement in at least one newspaper popular in the city/town where ESTES has its registered office and in the “European Journal of Trauma and Emergency Surgery”.
The parties making the request may at such a time charge persons other than Executive Board members with the management and secretarial activities with regard to the meeting and the taking of minutes.
Except as in these requested cases, the President or the Past President shall chair General Assemblies. In the absence of the President and the Past President one of the other Executive Board members, to be appointed by the Executive Board, shall act as chair. Should it also prove impossible to appoint a chair in this manner, the meeting itself shall assign a member to chair the meeting.
With regard to that dealt with at each General Assembly, the General Secretary or another person appointed by the President to do so shall maintain minutes that shall be adopted and signed by the President and the party taking minutes.
Those convoking the extraordinary Assembly may apply for a protocol of the minutes written by a notary.
The contents of the minutes or the protocol of the extraordinary General Assembly shall be sent to all members by e-mail.

Article 11

Access & Voting
All members of ESTES, who are not suspended, are members of the General Assembly. The institutional members will be represented by their delegates.
Each individual member has one vote.
The number of votes of the institutional members depends on the number of their members, meaning the delegates hold one vote per each one hundred members in their society/entity, but have at least one vote (up to 100 members = 1 vote; 101 members = 2 votes; 201 members = 3 votes, etc.) with a maximum of ten votes. Natural persons, who are members of the institutional members, but are not individual members of ESTES, have no voting right.
Access is not open to suspended members and suspended Board members, with the understanding that suspended members do have access to a General Assembly at which the resolution regarding their suspension is addressed.
Except for other binding legal rules, decisions by the General Assembly shall be made on the majority of votes cast amongst voting members. Only positive and negative votes of members present will be considered when counting. Voting may not take place by correspondence or by written proxy. Blank votes are not considered.
In case of a tie in a vote between two persons, drawing lots will decide which of the two is chosen. If the votes tie on a proposal concerning business, the President shall decide.
All votes shall be cast by raising hands, unless the President shall deem a written vote desirable or one of those authorised to vote shall demand such a vote. Written votes are cast in the form of unsigned closed ballots. Passing resolutions by acclamation is possible unless a person authorised to vote demands vote by poll.
Proposals to amend the bylaws of the society or to dissolve ESTES are to be convoked in writing at least six weeks in advance, the day of convocation and the day of the meeting not included.
The members of the General Assembly are responsible for appointing a General Secretary, a Treasurer and a Vice President every three years and a President Elect every year. The President Elect automatically becomes President for a one-year term after the presidency-elect.
Members with specific expertise, merit and excellence may be co-opted on to the Executive Board after election by the General Assembly. They will not have entitlement to vote but will be encouraged to advise the Executive Board.

Article 12

Governing Bodies
The Governing Bodies will be:

A: Executive Board
The President;
The Past President;
The President Elect;
The Vice President;
The General Secretary;
The Treasurer;
The Chairman of the Advisory Council;
The Editor-in-Chief of the “European Journal of Trauma and Emergency Surgery” (ex officio without voting rights).

B: Advisory Council
The delegates of the institutional members;
The Chairmen of ESTES’ Sections and permanent committees.

Article 13

Election of the Governing Bodies, sections’ and permanent committees’ chairpersons
The Executive Board is elected by the General Assembly. Eligible for appointment as Executive Board members are individual members of ESTES. Eligible for appointment as President Elect are individual members of ESTES, who are active practising surgeons. The (Past-) President (-Elect) is elected for a period of one year each. The term ends with the annual congress of ESTES. The Vice President, the General Secretary, the Treasurer and the Chairman of the Advisory Council are elected for three years and can be reappointed once.
The delegates of the institutional members are nominated by their societies/entities out of individual members of ESTES.
The Chairmen and Vice Chairmen of Sections as well as permanent committees are chosen out of individual members of ESTES, provided they are members of these Sections and committees.

The Executive Board is obliged to make a proposal for the elections of the President Elect, the Vice President, the General Secretary, and the Treasurer. The Advisory Council is obliged to make a proposal for the election of its Chairman.
Other proposals have to be signed by one tenth of the total number of individual and institutional members, coming from five different countries, and be submitted to the General Secretary at least two weeks before the election (date of delivery).
Each member of the Executive Board can at all times be suspended by the General Assembly.
Membership of the Executive Board and of the Advisory Council shall terminate:
a. by dismissal;
b. by end of ESTES membership;
c. for the delegate of any institutional member, if this institutional member ceases to be a member of ESTES.

Article 14

Function of the Governing Bodies

Decisions:
In the Executive Board unanimity of votes is pursued. If unanimity cannot be achieved, the decision is postponed to the next Executive Board meeting. In this meeting the majority of votes will decide. The President will have a casting vote when a decision is hung.
Decisions by the Advisory Council shall be determined by the majority of votes amongst voting members. Only positive and negative votes will be considered when counting. Voting may take place only personally (no correspondence or written proxy). The Chairman of the Advisory Council will have a casting vote if a decision is hung.

Executive Board:
The Executive Board is responsible for the implementation of the aims of ESTES.
1. The Executive Board decides on approval of courses and congresses under the patronage of ESTES.
2. The Executive Board is authorized to cooperate in confederations, unions or networks with other societies, institutes, national and international scientific societies with similar aims and to have cooperation with other journals involving the core subjects of ESTES. These should be subsequently ratified by the General Assembly.
3. The Executive Board is authorised, under its own responsibility, to have certain parts of its tasks carried out by other parties, which will be appointed by the Executive Board.
4. The Executive Board is authorised to pass resolutions with regard to entering into agreements of the acquisition, alienation and mortgaging of registered goods. These should be subsequently ratified by the General Assembly.
5. The Executive Board is obliged to maintain administrative records and associated books, documents and other media with regard to the capital status of ESTES and everything concerning the activities of ESTES, according to the standards stemming from these activities, in such a manner that the rights and obligations of ESTES can be known at all times. The financial society year runs from January first to December thirty-first.
6. The Executive Board shall present its annual financial report at the General Assembly. At that time the Executive Board shall present the balance sheet and the status of assets and liabilities, along with notes, for the approval of the General Assembly. The members of the Financial Committee shall sign these documents; should the signature of one or more of these members be absent, this will be noted with an explanation of the reason for the absence(s).
7. The Executive Board is responsible for proposing a President Elect to the General Assembly every year, as well as a General Secretary, a Vice President and a Treasurer every three years. The agenda of the General Assembly shall include the names of the proposed officers.

Advisory Council:
1. With the exception of the limitations as per the bylaws of the society, the Advisory Council advises the Executive Board in all matters concerning the realization of the objectives of ESTES.
2. The Advisory Council is responsible for recommending a Chairman to the General Assembly. The agenda of the General Assembly shall include the name of the proposed officer.
3. With the approval of the Executive Board, the Advisory Council and the Sections represented in it are authorized to start and supervise national or international initiatives, which support the realization of the objectives of ESTES.
4. The Advisory Council meets the Executive Board at the annual meeting.

ESTES representation:
The following persons have signatory power for ESTES:
a. either the Executive Board;
b. or the President acting jointly with the Past President;
c. or the President acting jointly with the General Secretary.

Article 15

Financial Committee
Each year, from among the members the General Assembly shall appoint a Financial Committee of at least two members, who are not members of the Executive Board or Advisory Council. This Financial Committee shall examine the financial documents and deliver a signed report of its findings for submission to the General Assembly. The Executive Board is obliged to provide the Financial Committee with all information it shall request, to permit the committee to peruse the cash situation, and to grant it access to the books and documents of ESTES. The Financial Committee may be relieved of its tasks by the General Assembly, but only by the appointment of a different Financial Committee. The Executive Board is obliged to store the financial documents for ten years.

Article 16

General Secretary
The General Secretary manages the current business of ESTES. The General Secretary will be responsible for secretarial affairs for a three-year term of office. The term ends with an annual congress of ESTES. The General Secretary will implement the decisions of the Executive Board and is responsible for the day-to-day business of ESTES. The General Secretary is responsible for the minutes of all official meetings and for maintaining ESTES’ website. The General Secretary maintains a register in which the names and addresses of all members are included.

Article 17

Treasurer
The Treasurer will be responsible for the financial affairs of ESTES for a three calendar year term of office, starting with January first of the year following the election. The Treasurer will submit an annual report to the Executive Board and the General Assembly for approval and will be responsible for presenting the audited accounts of the previous year’s activity. The Treasurer will work closely with the President and the General Secretary and will establish a system of updating membership records and for ensuring payment of fees on a regular (yearly) basis. The official currency of ESTES is Euro (€).

Article 18

President, Past President, President Elect and Vice President
The President will serve a term of office of one year and will then pass on the presidency to the President Elect. A new President Elect is then to be elected by the General Assembly. The General Assembly and the Executive Board are chaired by the President of ESTES. The President shall convene an ordinary General Assembly every year but may be obliged to hold an extraordinary General Assembly at the written request of at least one fifth of the total number of individual and institutional members, coming from at least five countries or from the Executive Board. The President takes overall responsibility for representing ESTES. The President will take up office at the end of the General Assembly. The Past President will represent ESTES if the President cannot be present. The President Elect will represent ESTES if the President and the Past President cannot be present.
The Vice President represents the Executive Board at the meetings of the Advisory Council. The Vice President is responsible for the relations between ESTES and commercial or industrial partners. The Vice President reviews the applications for individual and institutional membership in cooperation with the administrative office and prepares the list of applicants for voting at the General Assembly.

Article 19

Amendments
1. No amendments can be made to the bylaws of ESTES except through a resolution of the General Assembly, which meeting was convoked with the announcement that amendments to the bylaws are to be proposed at that meeting.
2. Members convoking a General Assembly at which a proposal to make amendments to the bylaws of the society will be addressed must place a copy of that proposal, in which the proposed amendment(s) are literally stated, at least six weeks before the meeting is to be held, at a suitable location for the perusal of the members, and this copy shall remain at that location until after the conclusion of the day on which the meeting is held.
In addition a copy as referred to above shall be communicated to each member together with the invitation to the General Assembly.
3. A resolution to amend the bylaws of ESTES requires at least two-thirds of the votes cast at the General Assembly.

Article 20

Dissolution of ESTES
ESTES can be dissolved by resolution of the General Assembly, in the matter as stipulated in the law. The Executive Board shall effect liquidation unless the General Assembly decides otherwise. Should the occasion arise, any leftover capital should fall to a tax exempt organisation, which has the same or similar aims as this society, or to other welfare purposes. All active members will be informed on this outcome.

Article 21

Arbitration Court
An internal arbitration court will be appointed for the settlement of all disputes regarding ESTES’ affairs.
The Arbitration Court is composed of three individual members of ESTES in such a way that the disputing party will name to the Executive Board in writing a member as arbitrator. Within seven days of the Executive Board’s summons the other disputing party, on their part, will name a member of the Arbitration Court within fourteen days.
Having been notified by the Executive Board within seven days the two named arbitrators have to nominate a third full member of the Executive Board to the Arbitration Court.
The members of the Arbitration Court cannot belong to any authority – with the exception of the General Assembly– whose function is an issue of the dispute.
The Arbitration Court reaches its decision after granting both parties a hearing in the presence of all its members with a simple majority. It decides according to better judgement and conscience. Its decision is absolute within ESTES.

Article 22

Court of Justice
The Court of Justice for ESTES is located in Brussels. In all ESTES’ business European and Belgian law is to be applied.

Article 23

Internal regulations
Internal regulations may be set up by the Executive Board, the Advisory Council, the Sections and the permanent committees. Internal regulations proposed by the Advisory Council, the Sections and the permanent committees have to be approved by the Executive Board. Internal regulations set up by the Executive Board have to be approved by the General Assembly. Internal regulations deal with details not written in the bylaws, especially those concerning internal administration of the society.

Article 24

Funding
The funding of ESTES originates from:

  • Membership fees;
  • Grants from the European Union, States, Regions, Districts and Cities;
  • Any legal resource.